e-Factura și e-TVA în 2026: obligațiile pe care orice firmă trebuie să le știe

Dacă ai o firmă sau un PFA în România, în 2026 nu mai există factură care să rămână în afara sistemului național. RO e-Factura a devenit infrastructura obligatorie pentru orice factură, către firme, către persoane fizice și către instituții publice.

În paralel, sistemul RO e-TVA a intrat pe deplin în vigoare: sancțiunile pentru nerăspunsul la notificările de conformare se aplică din 1 ianuarie 2026.

Multe firme mici tratează aceste obligații ca pe niște formalități tehnice pe care le lasă în seama contabilului. Problema: sancțiunile sunt reale, se cumulează rapid și, în cazul B2B, pot ajunge la 15% din valoarea facturii.

Ce este RO e-Factura?

RO e-Factura este sistemul național prin care facturile se transmit electronic către ANAF, în format standardizat XML, înainte sau în paralel cu transmiterea lor către client.

O factură transmisă prin e-Factura urmează un circuit clar: o emiți în softul tău de facturare, o transmiți în sistemul ANAF, aceasta primește un număr de înregistrare și o semnătură electronică a Ministerului Finanțelor, apoi devine documentul fiscal oficial.

Important: din 2026, o factură care nu a fost transmisă prin e-Factura nu mai este considerată document fiscal valid în relațiile B2B. Practic, dacă nu este în sistem, pentru ANAF nu există.

Cine este obligat în 2026

Obligația este generală și acoperă toate tipurile de relații comerciale:

B2G (firmă → instituții publice) — obligatoriu din iulie 2022.

B2B (firmă → firmă) — obligatoriu pentru emitere din 1 ianuarie 2024, cu sancțiuni din 1 iulie 2024. Include SRL-uri, SA-uri, PFA-uri, întreprinderi individuale și familiale.

B2C (firmă → persoană fizică) — obligatoriu din 1 ianuarie 2025, pe deplin în vigoare în 2026. Obligația aparține firmei care emite factura; clientul persoană fizică nu trebuie să facă nimic.

Nou în 2026 (OUG 89/2025): obligația se extinde și pentru facturile emise către persoane impozabile nestabilite în România, dar înregistrate în scopuri de TVA în România.

Persoanele fizice identificate prin CNP care desfășoară activități economice trebuie să solicite înscrierea în Registrul RO e-Factura pentru a putea transmite și primi facturi.

Termenul de transmitere în 2026: 5 zile lucrătoare

Cea mai importantă modificare din 2026 vizează termenul de transmitere.

Regula veche (până în 2025): 5 zile calendaristice de la emitere.

Regula nouă (din 1 ianuarie 2026, OUG 89/2025): 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii.

Schimbarea de la zile calendaristice la zile lucrătoare oferă mai mult spațiu de manevră, mai ales în perioadele cu sărbători legale.

Sancțiunile pentru e-Factura

Amenzile depind de mărimea contribuabilului și se aplică pentru netransmitere sau transmitere cu întârziere:

Tip contribuabil	Amendă
Contribuabili mari	5.000 – 10.000 lei
Contribuabili mijlocii	2.500 – 5.000 lei
Contribuabili mici și PFA	1.000 – 2.500 lei

Sancțiunea suplimentară B2B: dincolo de aceste amenzi, în relația între firme există o sancțiune de 15% din valoarea facturii pentru cine emite sau înregistrează o factură pe alt canal decât sistemul național.

Aceasta este sancțiunea cu adevărat periculoasă: la o factură de 50.000 lei, 15% înseamnă 7.500 lei pentru o singură eroare de procedură.

Ce este RO e-TVA și decontul precompletat

RO e-TVA este mecanismul prin care ANAF construiește automat un decont de TVA precompletat (formularul P300), pe baza datelor colectate din e-Factura, case de marcat și alte surse digitale.

Cum funcționează:

• ANAF preia datele din sistemele digitale și generează decontul precompletat

• Decontul precompletat este transmis contribuabilului online, până pe data de 5 a lunii următoare termenului de depunere a decontului normal

• Tu depui în continuare decontul normal de TVA (formular D300) până pe 25 a lunii, ca până acum

Atenție: e-TVA nu înlocuiește decontul tău de TVA. Este un instrument de verificare paralel, prin care ANAF compară ce declari tu cu ce a colectat din sisteme.

Notificările de conformare e-TVA: termenul de 20 de zile

Aici apare obligația nouă cu impact real din 2026.

Dacă ANAF identifică diferențe semnificative între decontul tău (D300) și decontul precompletat (P300) de regulă diferențe mai mari de 20% și minimum 5.000 lei, îți transmite o Notificare de conformare RO e-TVA prin SPV.

Obligația ta: să răspunzi la notificare în termen de 20 de zile de la primire, cu explicații și justificări pentru diferențele identificate.

Ce s-a schimbat în 2026: până la 31 decembrie 2025 a existat o perioadă de grație, nerăspunsul nu atrăgea sancțiuni. Din 1 ianuarie 2026, obligația de răspuns este pe deplin activă, iar nerăspunsul se sancționează cu amendă între 1.000 și 10.000 lei.

Cum te pregătești

1. Verifică înrolarea în SPV Fără acces la Spațiul Privat Virtual, nu poți primi notificări, deconturi precompletate sau comunicări ANAF. Este primul pas obligatoriu.

2. Asigură-te că softul de facturare transmite automat Un software de facturare modern transmite factura în e-Factura automat, la emitere. Verifică dacă al tău o face și în cât timp.

3. Setează o marjă de siguranță la termen Nu aștepta ziua 5. Configurează transmiterea în maximum 2-3 zile de la emitere pentru a elimina orice risc.

4. Reconciliază lunar D300 cu P300 Nu aștepta notificarea. Compară singur, lunar, ce ai declarat cu ce a precompletat ANAF. Diferențele identificate din timp se corectează ușor.

5. Documentează cauzele diferențelor Pentru fiecare nepotrivire între sisteme, păstrează documentul justificativ. Dacă vine notificarea, ai deja răspunsul pregătit.

Greșeli frecvente cu e-Factura și e-TVA

"Trimit factura clientului, dar uit să o transmit în sistem"

Cele două sunt operațiuni separate. Transmiterea către client (email, print) nu înseamnă transmiterea în e-Factura. Ambele sunt necesare în B2B.

"Blochez comanda dacă clientul persoană fizică nu îmi dă CNP-ul"

Nu este necesar. Dacă un client B2C nu comunică un cod de identificare fiscală, factura se emite cu codul generic 0000000000000. Nu forța clientul să îți dea CNP-ul.

"e-Factura schimbă momentul în care datorez TVA"

Nu. e-Factura reglementează transmiterea facturii, nu exigibilitatea TVA. Momentul în care datorezi TVA rămâne guvernat de regulile normale din Codul fiscal.

"Ignor notificarea de conformare — e doar informativă"

Din 2026 nu mai este opțională. Nerăspunsul în 20 de zile atrage amendă de până la 10.000 lei.

"Las totul în seama contabilului și nu verific nimic"

Contabilul te poate ajuta, dar obligațiile și sancțiunile sunt ale firmei. Verifică periodic că facturile se transmit și că notificările primite au primit răspuns.

Concluzie

În 2026, e-Factura și e-TVA nu mai sunt proiecte-pilot sau formalități opționale, sunt infrastructura fiscală obligatorie a oricărei firme din România.

Cele mai importante trei lucruri de reținut: termenul de transmitere este de 5 zile lucrătoare, sancțiunea B2B de 15% din valoarea facturii face din fiecare eroare o problemă costisitoare, iar notificările de conformare e-TVA trebuie tratate cu răspuns în 20 de zile.

Investește o oră în verificarea sistemului tău de facturare și a înrolării în SPV. Este mult mai ieftin decât prima amendă.

Urmărește @valuevectors pentru mai multe articole despre finanțele firmei tale.