Inventarierea anuală: de ce începe în octombrie și cum o faci corect

acum 15 ore

4 min de citit

Nu este o formalitate pentru decembrie

Pentru multe firme, inventarierea anuală este un exercițiu grăbit, făcut pe 30 decembrie, între sărbători. Rezultatul: diferențe descoperite prea târziu și un bilanț care nu reflectă ce are firma de fapt.

Inventarierea este de fapt verificarea care confirmă că cifrele din contabilitate corespund realității: stocurile din raft, banii din casă, ce îți datorează clienții și ce datorezi tu furnizorilor. Iar dacă o planifici din octombrie, ai timp să faci totul corect.

Cine este obligat și când

Toate entitățile care țin contabilitate, inclusiv microîntreprinderile și PFA-urile în partidă simplă, au obligația să inventarieze activele, datoriile și capitalurile proprii:

cel puțin o dată pe an, de regulă la încheierea exercițiului financiar;
la începutul activității, la fuziune, divizare sau încetarea activității;
la schimbarea gestionarului, la constatarea unor lipsuri sau a unor indicii de furt, după calamități.

Legea nu impune ca inventarierea să se facă pe 31 decembrie. Poate fi făcută și în cursul anului, cu condiția ca rezultatele să fie cuprinse în situațiile financiare anuale. În acest caz, valorile inventariate se actualizează cu intrările și ieșirile până la sfârșitul exercițiului.

Normele de inventariere sunt cele din OMFP nr. 2861/2009. Fiecare firmă trebuie să aibă și o procedură proprie de inventariere, aprobată de administrator.

De ce să începi din octombrie

Confirmările de sold durează. Trimiterea extraselor către clienți și furnizori și primirea răspunsurilor poate lua săptămâni.
Stocurile mari se numără greu. Mai bine într-o perioadă liniștită decât în aglomerația de sezon.
Diferențele cer timp. O lipsă descoperită în noiembrie se poate analiza, documenta și trata corect. Una descoperită pe 30 decembrie, rareori.
Ajustările pentru bilanț depind de inventar. Provizioanele, deprecierile și creanțele incerte se stabilesc pe baza a ce găsești la inventariere.

Pas cu pas

1. Decizia și comisia

Administratorul numește prin decizie scrisă comisia de inventariere, stabilind componența, gestiunile inventariate, metoda și perioada. De regulă, comisia are cel puțin două persoane, iar gestionarul nu face parte din comisia care își inventariază propria gestiune. La firmele cu puțini salariați, inventarierea poate fi făcută și de o singură persoană.

2. Declarația gestionarului

Înainte de începerea numărătorii, gestionarul dă o declarație scrisă, semnată în fața comisiei: ultimele documente de intrare și ieșire, bunurile aparținând terților, eventualele plusuri sau lipsuri cunoscute, numerarul din vânzări. La final, dă o declarație de încheiere.

3. Inventarierea fizică

Imobilizările (echipamente, mobilier, mașini): verifici existența, starea și dacă mai sunt folosite.
Stocurile: numeri, cântărești sau măsori efectiv și treci totul în listele de inventariere.
Casa: numeri numerarul și îl compari cu registrul de casă (atenție la plafonul de 50.000 lei la sfârșitul zilei).
Conturile bancare: compari soldurile cu extrasele de la 31 decembrie.

4. Confirmarea soldurilor cu terții

Creanțele și datoriile se inventariază prin confirmarea soldurilor: trimiți clienților și furnizorilor extrase de cont și ceri confirmarea. Diferențele nerezolvate și creanțele vechi sunt semnale pentru ajustări.

5. Procesul-verbal și valorificarea

Comisia consemnează rezultatele într-un proces-verbal, cu diferențele constatate, cauzele lor și propunerile de regularizare, și îl înaintează conducerii în cel mult 7 zile lucrătoare. Pe baza lui se completează registrul-inventar, document contabil obligatoriu.

Lipsuri și plusuri: ce faci cu diferențele

Lipsurile imputabile se recuperează de la persoana vinovată, la valoarea de înlocuire.
Perisabilitățile în limitele legale sunt pierderi normale, acceptate fiscal.
Lipsurile neimputabile, fără asigurare, sunt cheltuieli nedeductibile la impozitul pe profit și obligă, de regulă, la ajustarea TVA dedusă la achiziție.
Plusurile se înregistrează în contabilitate (intră în gestiune).

Compensarea lipsurilor cu plusurile e permisă doar cumulativ: aceeași gestiune, aceeași perioadă, bunuri de aceeași natură cu risc de confuzie între sorturi, pe baza unei liste de sorturi aprobate anual. Nu se compensează niciodată diferențele din furt, degradare sau neglijență.

Exemplu

O firmă plătitoare de impozit pe profit și de TVA are stocuri scriptice de 100.000 lei. La inventar găsește stocuri faptice de 96.500 lei, deci o lipsă de 3.500 lei:

500 lei sunt perisabilități în limitele legale → pierdere normală, deductibilă;
2.000 lei sunt imputabili gestionarului → se recuperează de la el;
1.000 lei sunt lipsă neimputabilă, fără asigurare.

Pentru cei 1.000 lei neimputabili: cheltuiala este nedeductibilă (16% × 1.000 = 160 lei impozit pe profit în plus), iar TVA dedusă la achiziție se ajustează (21% × 1.000 = 210 lei). Costul fiscal al unei lipse de doar 1.000 lei: 370 lei, pe lângă pierderea propriu-zisă a mărfii.

Ce riști dacă nu inventariezi

Neefectuarea inventarierii este contravenție, cu amendă între 400 și 5.000 lei potrivit Legii contabilității. Dar costul mai mare este altul: un bilanț care nu corespunde realității, stocuri „fantomă", creanțe care nu se mai încasează și surprize la control.

Calendar recomandat

Când	Ce faci
Octombrie	Decizia de inventariere, procedura proprie, lista sorturilor pentru compensare
Noiembrie	Trimiți confirmările de sold; inventariezi imobilizările și stocurile mari
Decembrie	Casa și băncile la 31 decembrie; procesul-verbal și propunerile
Ianuarie	Registrul-inventar, înregistrarea diferențelor, ajustările pentru bilanț

Concluzie

Inventarierea nu este o hârtie de bifat, ci singurul moment din an în care verifici că firma are de fapt ce spune contabilitatea că are. Începută din octombrie, devine o operațiune liniștită și utilă: îți arată stocurile care nu se vând, clienții care nu plătesc și pierderile care te costă de două ori, o dată marfa, o dată impozitul.

Întrebări frecvente

Cât de des trebuie făcută inventarierea?

Cel puțin o dată pe an, de regulă la încheierea exercițiului financiar, plus în situații speciale: începerea sau încetarea activității, fuziune, schimbarea gestionarului, lipsuri sau calamități.

Pot face inventarierea înainte de 31 decembrie?

Da. Inventarierea se poate face și în cursul anului, cu condiția ca rezultatele să fie cuprinse în situațiile financiare anuale, iar valorile să fie actualizate cu intrările și ieșirile până la sfârșitul exercițiului.

Cine face parte din comisia de inventariere?

Comisia este numită prin decizie scrisă a administratorului. Gestionarul nu face parte din comisia care își inventariază propria gestiune. La firmele cu puțini salariați, inventarierea poate fi făcută de o singură persoană.

Pot compensa lipsurile cu plusurile?

Doar cumulativ: aceeași gestiune și perioadă, bunuri de aceeași natură cu risc de confuzie între sorturi, pe baza unei liste aprobate anual. Nu se compensează diferențele din furt, degradare sau neglijență.

Ce amendă risc dacă nu fac inventarierea?

Neefectuarea inventarierii se sancționează cu amendă între 400 și 5.000 lei, potrivit Legii contabilității nr. 82/1991.